Modèle Excel de suivi des économies achats
Un tableau de suivi gratuit, prêt à remplir, sans inscription
Par Alexandre Lio, fondateur de The Procurementor, ex-Amazon EMEA et ex-Cellnex
Dernière mise à jour :
Ce modèle Excel gratuit suit les économies achats d'une petite équipe : une feuille pour les initiatives, une pour les lignes d'économies, avec le calcul de l'effet en année et du run-rate. Il se télécharge sans inscription et ne contient aucune macro.
Ses colonnes sont celles de l'import de Procurementor Savings Tracker. Le jour où le tableur ne suffit plus, vos initiatives s'importent telles quelles.
Télécharger le modèle
- Modèle de suivi des économies achats (.xlsx)
Classeur Excel de cinq feuilles, avec trois lignes d'exemple à remplacer.
- Fichier d'import des initiatives (.csv)
La feuille « Initiatives » seule, au format attendu par l'import de l'outil.
Ce que contient le fichier
| Feuille | À quoi elle sert | Colonnes |
|---|---|---|
| Mode d'emploi | Les règles de saisie en cinq lignes | Sans objet |
| Initiatives | Une ligne par initiative d'économie | titre, categorie, equipe, cible, devise, fournisseur, description |
| Économies | Une ligne par économie, avec ses calculs | initiative, type, cadence, montant, devise, date d'effet, mois, effet en année, run-rate plein an, statut, référence, pièce justificative |
| Catégories | Votre liste de catégories d'achats | nom, definition, ordre |
| Fournisseurs | Votre liste de fournisseurs | nom, code |
Les deux calculs du modèle
Le fichier applique les règles de la méthode de calcul des économies achats. Les trois lignes d'exemple donnent, pour l'année 2026 :
| Ligne d'exemple | Saisie | Effet en année 2026 | Run-rate plein an |
|---|---|---|---|
| Renégociation emballages | 2 500 € par mois dès le 1er septembre | 10 000 € | 30 000 € |
| Maintenance informatique : hausse limitée | 250 € par mois dès le 1er septembre | 1 000 € | 3 000 € |
| Remise de fin d'année transport | 18 000 € en novembre, ponctuelle | 18 000 € | 0 € |
L'effet en année compte les mois de l'année couverts à partir de la date d'effet, sur un horizon de douze mois par défaut. Le run-rate multiplie le montant mensuel par douze ; une économie ponctuelle n'en a pas. Le détail est dans économies récurrentes ou ponctuelles.
Ce qu'un tableur ne fera pas
Un modèle bien construit règle la question du calcul. Il ne règle pas celle de la confiance :
- La référence reste une cellule que n'importe qui peut modifier, sans trace. Voir pourquoi la référence doit se verrouiller.
- La colonne « statut » peut être remplie par l'acheteur lui-même : rien ne réserve la validation à la finance.
- Il n'y a pas d'historique : impossible de dire qui a changé quoi, et quand.
- Les devises ne sont pas converties : le modèle additionne des montants saisis dans une seule devise.
Pour une équipe de deux ou trois acheteurs qui débute, c'est un bon point de départ. Quand la finance commence à poser des questions sur les chiffres, c'est le signe qu'il faut passer à un outil qui applique ces règles lui-même.
Importer le fichier dans Procurementor Savings Tracker
L'outil importe les initiatives à partir d'un fichier CSV dont les colonnes sont celles de la feuille « Initiatives » : titre, categorie et equipe sont obligatoires ; cible, devise, fournisseur et description sont facultatives. Un import accepte jusqu'à 500 lignes. Les équipes doivent exister dans l'outil avant l'import, sous le même nom. Les listes de catégories et de fournisseurs s'importent de la même façon.
Les lignes d'économies, elles, se saisissent ensuite dans l'outil, sur chaque initiative : c'est à ce moment que la référence se verrouille et que la validation par la finance commence.
Questions fréquentes
Le modèle est-il vraiment gratuit ?
Oui. Le téléchargement est direct, sans inscription ni adresse email, et le fichier ne contient aucune macro.
Comment calculer l'effet en année dans Excel ?
En multipliant le montant mensuel par le nombre de mois de l'année couverts à partir de la date d'effet. Le modèle le fait dans la colonne « effet en année », à partir de l'année saisie en B1.
Peut-on suivre plusieurs devises ?
Le modèle a une colonne devise, mais il ne convertit pas les montants. Pour un reporting consolidé en plusieurs devises, il faut un outil qui convertit chaque ligne au taux de sa date.
Peut-on importer le fichier dans Procurementor Savings Tracker ?
Oui pour les initiatives, les catégories et les fournisseurs, à partir d'un export CSV de chaque feuille. Les lignes d'économies se saisissent ensuite dans l'outil.
Comment le remplir