La méthode de calcul des économies achats
Cinq règles pour qu'une économie achats soit acceptée par la finance
Par Alexandre Lio, fondateur de The Procurementor, ex-Amazon EMEA et ex-Cellnex
Dernière mise à jour :
Une économie achats se calcule comme l'écart entre une référence fixée avant la négociation et le prix réellement obtenu, multiplié par le volume. Elle ne compte dans le total que lorsqu'elle est typée, phasée dans le temps et validée par la finance.
Ces cinq règles ne sont pas les miennes : ce sont celles que les directions financières appliquent déjà. La Direction des achats de l'État définit l'économie achat de la même façon, comme l'écart entre un montant de référence et le montant obtenu (Méthodologie de calcul des économies achats). La différence est que l'outil les applique dans la base de données, au lieu de les recommander dans un guide que personne ne relit.
La formule de base
Économie = (prix de référence − prix obtenu) × volume.
Trois termes, trois sources de désaccord avec la finance : la référence peut bouger, le prix obtenu peut ne jamais se retrouver sur les factures, et le volume peut être celui d'un budget et non celui réellement commandé. Chaque règle ci-dessous ferme l'une de ces portes.
Règle 1 : la référence se verrouille
La référence est le prix « avant » : dernier prix payé, budget approuvé, indice de marché, modèle de coût ou première offre reçue. Elle se fige dès que l'initiative quitte l'étape « Identifié ». Après ce point, la modifier demande un déverrouillage réservé et tracé. Le détail : pourquoi la référence d'une économie doit se verrouiller.
Règle 2 : économie ferme ou évitement de coût
Une économie ferme réduit une dépense que l'entreprise avait réellement ; elle se voit au budget et au compte de résultat. Un évitement de coût empêche une hausse ; la ligne budgétaire ne baisse pas. Les deux sont suivis, jamais additionnés. Le détail : cost avoidance, définition et différence avec une économie P&L.
Règle 3 : effet en année et run-rate
Chaque ligne porte une cadence, ponctuelle ou récurrente, et une date d'effet. L'effet en année ne compte que les mois qui tombent dans l'année civile. Le run-rate plein an annualise une économie récurrente sur douze mois. Une économie ponctuelle est reconnue une fois et n'est jamais annualisée. Le détail : économies récurrentes ou ponctuelles.
Règle 4 : les devises, stockées en natif et converties à la date de la ligne
Un montant est saisi et stocké dans sa devise d'origine, puis converti vers la devise de reporting de l'organisation au taux de la date de la ligne. Une ligne de 10 000 CHF datée du 15 mars, avec un taux de 1,05 € pour 1 CHF ce jour-là (taux pris pour l'exemple), est reportée pour 10 500 €. Une ligne de juin est convertie au taux de juin. Aucun taux moyen ne vient lisser les écarts de change après coup.
Règle 5 : la finance valide
Une économie reste « déclarée » tant qu'un validateur finance ne l'a pas confirmée. Le chiffre communiqué à la direction est le total validé, jamais le total déclaré. Chaque validation est inscrite dans un journal d'audit en ajout seul. Le détail : la validation des économies achats par la finance.
Exemple chiffré : un contrat, cinq règles
Un contrat d'emballages : 120 000 unités par an, soit 10 000 par mois, payées 4,20 € l'unité l'an dernier. La négociation aboutit à 3,95 € à compter du 1er septembre 2026. Sur une prestation annexe de 100 000 € par an, le fournisseur demandait une hausse de 4 % ; elle est ramenée à 1 %.
| Élément | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Référence (dernier prix payé) | 4,20 € × 120 000 unités | 504 000 € par an |
| Économie ferme, récurrente | (4,20 € − 3,95 €) × 10 000 unités | 2 500 € par mois |
| Effet en année 2026 | 2 500 € × 4 mois, de septembre à décembre | 10 000 € |
| Run-rate plein an | 2 500 € × 12 mois | 30 000 € |
| Effet en année 2027 | 2 500 € × 8 mois, de janvier à août | 20 000 € |
| Évitement de coût | (4 % − 1 %) × 100 000 € | 3 000 € par an, reporté à part |
L'économie est reconnue sur douze mois, de septembre 2026 à août 2027 : 10 000 € la première année, 20 000 € la seconde, 30 000 € au total. Annoncer 30 000 € au budget 2026 serait faux de 20 000 €. Et les 3 000 € d'évitement ne s'ajoutent pas aux 30 000 € : la dépense sur cette prestation augmente tout de même de 1 %.
Tant que la finance n'a pas rapproché l'avenant et la première facture à 3,95 €, la ligne reste « déclarée ». Elle passe à « validée » ensuite, et seulement alors elle entre dans le total de référence.
Ce que chaque règle empêche
| Règle | Ce qu'elle empêche | Comment l'outil l'applique |
|---|---|---|
| Référence verrouillée | Une référence relevée après coup pour grossir l'économie | Verrouillage dès que l'initiative quitte « Identifié » ; déverrouillage réservé et tracé |
| Économie ferme ou évitement | Un total qui additionne des baisses de dépense et des hausses évitées | Chaque ligne porte un type ; tableaux de bord et exports séparent les deux |
| Effet en année et run-rate | Un run-rate présenté comme un effet budgétaire immédiat | Deux calculs séparés à partir de la cadence et de la date d'effet |
| Devises | Un taux moyen qui masque les écarts de change | Montant stocké en devise d'origine, converti au taux de la date de la ligne |
| Validation finance | Un chiffre déclaré par ceux qui sont jugés dessus | Seul le rôle validateur finance peut valider ; journal d'audit en ajout seul |
Questions fréquentes
Comment calcule-t-on une économie achats ?
En multipliant l'écart entre le prix de référence et le prix obtenu par le volume concerné. La référence doit être fixée avant la négociation et documentée : sans cela, le résultat ne peut pas être défendu.
Quelle référence choisir ?
Pour un achat récurrent, le dernier prix payé. Pour un premier achat, le budget approuvé, un indice de marché, un modèle de coût ou la première offre reçue. La méthode retenue compte autant que le chiffre : elle doit être écrite, et la même pour toute la catégorie.
Un évitement de coût est-il une économie ?
C'est une performance achats réelle, mais pas une économie au compte de résultat : la dépense ne baisse pas. Il se suit et se reporte à part de l'économie ferme.
Qui valide les économies achats ?
La finance, en général le contrôle de gestion. Les achats déclarent, la finance confirme à partir du contrat et des factures. Tant que ce n'est pas fait, le chiffre reste une déclaration.
Faut-il annualiser une économie ?
Seulement si elle est récurrente, et en présentant le run-rate à côté de l'effet en année, jamais à sa place. Une économie ponctuelle n'est pas annualisée.