Pourquoi la référence d'une économie achats doit se verrouiller
La baseline : la règle qu'un tableur ne peut pas appliquer
Par Alexandre Lio, fondateur de The Procurementor, ex-Amazon EMEA et ex-Cellnex
Dernière mise à jour :
La référence, ou baseline, est le prix « avant » contre lequel une économie achats se mesure. Elle doit être fixée avant la négociation et ne plus bouger ensuite : une référence que l'on peut modifier après coup permet de fabriquer n'importe quel chiffre d'économie.
C'est le premier point que la finance regarde, et celui qu'un tableur ne protège pas.
Ce qu'est une référence
Toute économie est une différence : prix de référence moins prix obtenu, multiplié par le volume. Le résultat ne vaut donc que ce que vaut sa référence. Pour un achat récurrent, la Direction des achats de l'État retient le prix historique, actualisé de l'inflation (Méthodologie de calcul des économies achats). Pour un premier achat, il n'y a pas d'historique : il faut choisir une autre base, et l'écrire.
Cinq façons de fixer une référence
| Méthode | Quand l'utiliser | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Dernier prix payé | Achat récurrent, à périmètre constant | Vérifier que le volume et les spécifications n'ont pas changé |
| Budget approuvé | Premier achat, projet | Un budget large produit une économie de papier |
| Indice de marché | Matières, énergie, prix volatils | Nommer l'indice et dater la valeur retenue |
| Modèle de coût (should-cost) | Pièces sur plan, prestations décomposables | Hypothèses écrites et partagées avec la finance |
| Première offre reçue | Consultation sans historique ni budget | La plus contestée : une première offre est rarement un prix de marché |
Aucune méthode n'est interdite. Ce qui compte est de noter laquelle a été retenue, et de s'y tenir pour toute la catégorie.
Exemple chiffré : la même négociation, trois économies
Un contrat d'emballages de 120 000 unités par an. La négociation aboutit à 3,95 € l'unité. Selon la référence retenue, l'économie affichée varie du simple au double :
| Référence retenue | Prix de référence | Économie affichée |
|---|---|---|
| Dernier prix payé | 4,20 € | 30 000 € |
| Budget approuvé | 4,30 € | 42 000 € |
| Première offre du fournisseur | 4,45 € | 60 000 € |
Dans les trois cas, l'entreprise paie 3,95 €. Passer de 30 000 € à 60 000 € ne demande aucune négociation supplémentaire : il suffit de changer une cellule. C'est exactement ce que la finance soupçonne quand elle voit un fichier d'économies sans historique des modifications.
Le problème du tableur
Dans un fichier Excel, la référence est une cellule comme une autre. Elle peut être ajustée après la négociation, sans trace et sans validation. Même de bonne foi, une référence qui bouge transforme un suivi d'économies en exercice d'auto-justification. Le tableur ne sait pas distinguer une correction légitime d'un arrangement : il ne garde ni l'ancienne valeur, ni l'auteur, ni la date.
La règle : verrouiller avant la négociation
La référence se fige au moment où l'initiative quitte l'étape « Identifié », c'est-à-dire quand le travail commence réellement. À partir de là :
- La référence reflète la situation d'avant la négociation, pas une justification écrite après.
- Si elle doit changer, parce que le volume ou le périmètre a changé, le changement est explicite, autorisé et daté.
- Le chiffre d'économie devient défendable devant la finance, pièce à l'appui.
Quand la référence doit changer
Verrouiller ne veut pas dire interdire toute correction. Trois situations justifient de rouvrir une référence :
- Le volume change. Si l'entreprise n'achète plus que 100 000 unités au lieu de 120 000, l'économie devient 0,25 € × 100 000, soit 25 000 €. Le prix de référence, lui, reste 4,20 €.
- Le périmètre change. Une spécification modifiée ou une prestation ajoutée rend l'ancien prix non comparable : il faut une nouvelle référence, à périmètre égal.
- Une erreur de saisie est découverte. Elle se corrige, avec la pièce qui le prouve.
Dans les trois cas, la finance doit pouvoir relire l'ancienne valeur, la nouvelle, la date et l'auteur du changement. Une baisse de volume, en particulier, n'est jamais une économie achats : l'entreprise a moins consommé, elle n'a pas mieux acheté.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une baseline achats ?
C'est le prix ou le montant de référence contre lequel une économie se mesure : le dernier prix payé, un budget approuvé, un indice de marché, un modèle de coût ou une première offre. Économie = (référence − prix obtenu) × volume.
Quand faut-il fixer la référence ?
Avant la négociation, au moment où l'initiative démarre. Une référence choisie une fois le prix connu n'est plus une référence, c'est une justification.
Peut-on modifier une référence après coup ?
Oui, quand le périmètre ou le volume change réellement. La modification doit alors être autorisée, datée et conservée avec l'ancienne valeur, pour que la finance puisse la relire.
Quelle référence pour un premier achat ?
Le budget approuvé, un indice de marché ou un modèle de coût. La première offre reçue est possible, mais c'est la base la plus contestée : elle surestime souvent le prix de marché.
Comment l'outil l'applique
Dès qu'une initiative passe d'« Identifié » à « En cours », sa référence se verrouille dans la base de données, pas seulement à l'écran. Le déverrouillage est réservé aux rôles habilités, et chaque opération est inscrite dans un journal d'audit en ajout seul. La référence se saisit avec sa méthode, comme un budget total ou comme un prix unitaire multiplié par une quantité.
La référence n'est que la première des cinq règles de la méthode de calcul des économies achats. La suivante, la plus discutée avec la finance, est la distinction entre économie ferme et évitement de coût.