Comment calculer et faire valider les économies achats
Le parcours complet en six étapes, de la référence au chiffre validé
Par Alexandre Lio, fondateur de The Procurementor, ex-Amazon EMEA et ex-Cellnex
Dernière mise à jour :
Une économie achats se calcule en multipliant l'écart entre un prix de référence et le prix obtenu par le volume réellement acheté. Elle n'est acquise qu'une fois typée, datée, justifiée par une pièce et validée par la finance.
Ce guide suit l'ordre dans lequel le travail se fait réellement. Chaque étape dit quoi faire et quoi noter, pour qu'une économie déclarée en mars soit encore défendable en décembre.
Étape 1 : fixer la référence avant de négocier
Notez le prix « avant », la méthode retenue et la date : dernier prix payé pour un achat récurrent, budget approuvé, indice de marché ou modèle de coût pour un premier achat. Une référence choisie après la négociation ne prouve rien. Voir pourquoi la référence doit se verrouiller.
Étape 2 : qualifier l'économie
La dépense va-t-elle baisser par rapport à l'an dernier ? C'est une économie ferme. Va-t-elle seulement augmenter moins que prévu ? C'est un évitement de coût, à suivre à part. La distinction est détaillée dans cost avoidance : définition.
Étape 3 : calculer le montant
Économie = (prix de référence − prix obtenu) × volume réellement acheté.
Pour une économie récurrente, calculez un montant mensuel : il servira aux deux étapes suivantes. Prenez le volume réel, pas celui du budget. Si vous devez partir d'une prévision, dites-le et corrigez en fin d'année.
Étape 4 : phaser dans le temps
Notez la date d'effet, c'est-à-dire le premier mois où le nouveau prix s'applique, et non la date de signature. L'effet en année est le montant mensuel multiplié par le nombre de mois restants dans l'exercice. Le run-rate est le montant mensuel multiplié par douze. Une économie ponctuelle n'a pas de run-rate. Voir économies récurrentes ou ponctuelles.
Étape 5 : réunir les pièces et déclarer
| À noter | Exemple |
|---|---|
| Référence et méthode | 4,20 € l'unité, dernier prix payé |
| Prix obtenu et pièce | 3,95 €, avenant du 28 août 2026 |
| Volume | 10 000 unités par mois |
| Type | Économie ferme |
| Cadence et date d'effet | Récurrente, 1er septembre 2026 |
| Statut | Déclarée, en attente de validation |
Six informations par économie suffisent. Le modèle Excel gratuit les prévoit toutes et calcule l'effet en année et le run-rate.
Étape 6 : faire valider par la finance
La finance rapproche la déclaration du contrat et des premières factures, puis valide ou rejette. Le chiffre communiqué à la direction est le total validé. Les contrôles et les motifs de rejet sont décrits dans la validation des économies achats par la finance.
Exemple chiffré : une équipe de trois acheteurs en 2026
| Initiative | Type | Calcul | Effet en année 2026 | Run-rate |
|---|---|---|---|---|
| Emballages : de 4,20 € à 3,95 €, 10 000 unités par mois, dès septembre | Ferme, récurrente | 0,25 € × 10 000 = 2 500 € par mois | 10 000 € (4 mois) | 30 000 € |
| Téléphonie : de 6 000 € à 4 800 € par mois, dès avril | Ferme, récurrente | 1 200 € par mois | 10 800 € (9 mois) | 14 400 € |
| Maintenance informatique : hausse de 4 % ramenée à 1 % sur 100 000 €, dès septembre | Évitement, récurrent | 3 000 € par an, soit 250 € par mois | 1 000 € (4 mois) | 3 000 € |
| Transport : remise de fin d'année | Ferme, ponctuelle | 18 000 € | 18 000 € | Aucun |
Les économies fermes déclarées pour 2026 s'élèvent à 38 800 € : 10 000 € + 10 800 € + 18 000 €. Leur run-rate est de 44 400 €. L'évitement de coût, 1 000 € en 2026, reste sur sa propre ligne.
En décembre, la finance a validé les emballages et la téléphonie, soit 20 800 €. La remise transport attend son avoir. Le reporting tient en trois chiffres : 20 800 € validés, 18 000 € déclarés en attente de pièce, 1 000 € d'évitement de coût. Aucun des trois ne s'additionne aux autres sans le dire.
Les erreurs qui coûtent la confiance de la finance
- Annoncer le run-rate, 44 400 €, comme le résultat de l'année.
- Ajouter l'évitement de coût au total des économies.
- Compter une baisse de volume comme une économie de prix.
- Modifier une référence après coup, sans trace.
Les cinq règles qui les évitent sont résumées dans la méthode de calcul des économies achats.
Questions fréquentes
Quelle est la formule de calcul des économies achats ?
Économie = (prix de référence − prix obtenu) × volume réellement acheté. Pour une économie récurrente, on la calcule par mois, puis on en déduit l'effet en année et le run-rate.
Sur quel volume calculer une économie ?
Sur le volume réellement commandé. Un calcul sur un volume prévisionnel est possible en cours d'année, à condition de le dire et de le corriger à la clôture.
Comment compter une hausse de prix évitée ?
Comme un évitement de coût : (hausse demandée − hausse acceptée) × dépense de référence. Il se reporte à part des économies fermes.
Comment présenter les économies achats à la direction ?
En trois chiffres nommés : le total validé par la finance, le déclaré en attente de validation, et l'évitement de coût. Le run-rate se donne à côté, pour l'année suivante.